Es müssen nur die Geschäftsvorfälle abgesichert werden, die zu einem kassenrelevanten oder kassensturzrelevanten Vorgang gehören oder zu diesem werden könnten. Bestellungen beim Lieferanten über eine Warenwirtschaft gehören nicht dazu, auch wenn sie einem zukünftigen Verkauf eindeutig zugeordnet werden können. Sie müssen im Rahmen der gesetzlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten aufgezeichnet werden.

Nr. 2.1.4 des AEAO zu § 146 definiert: „Ein elektronisches Aufzeichnungssystem ist die zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hardware und Software, die elektronische Aufzeichnungen zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen und somit Grundaufzeichnungen erstellt“. Damit sind die fraglichen Systeme eindeutig „elektronisches Aufzeichnungssysteme“. Sobald die Systeme in der Lage sind, bare Zahlungsvorgänge zu erfassen und abzuwickeln, fällt der entsprechende Teil der Software – jedoch nicht das gesamte System – unter die Anforderungen des § 146a AO i. V. m. der KassenSichV.

Ein Warenwirtschaftssystem ohne Kassenmodul unterliegt nicht dem Anwendungsbereich des § 146a Absatz 1 Satz 1 AO i. V. m. § 1 Satz 1 KassenSichV. Steht dem Warenwirtschaftssystem ein Kassenmodul zur Verfügung, darf dieses nur In-Verkehr gebracht werden, sofern es über die Möglichkeit zur Anbindung einer TSE verfügt (siehe Nr. 11.2 des AEAO zu § 146a AO). Die Anbindung einer TSE ist zwingend erforderlich, wenn der Anwender das Kassenmodul nutzen kann. Soweit Vorgänge ausschließlich bestandsverwaltende Systeme (z. B. Warenwirtschaftssysteme) betreffen, müssen diese nicht durch eine TSE protokolliert und geschützt werden.

Besteht in einem Fakturasystem oder einem Fakturamodul die Möglichkeit, bare Zahlungsvorgänge zu erfassen, verfügt es über eine Kassenfunktion im Sinne der Nr. 1.2 des AEAO zu § 146a. D. h. , dieses darf nur In-Verkehr gebracht werden, sofern es über die Möglichkeit zur Anbindung einer TSE verfügt (siehe Nr. 11.2 des AEAO zu § 146a AO).

Kassensturzfähigkeit bedeutet, dass eine Überprüfung des Ist-Kassenbestandes mit dem Soll-Kassenbestand möglich ist. Dies ergibt sich aus § 146 Abs. 1 Sätze 1 und 2 AO.

Die Anforderungen gelten auch für Betriebsstätten ausländischer Unternehmen in Deutschland.

Mobile Endgeräte sind dahingehend zu unterscheiden, ob sie selbst ein (Teil eines) Aufzeichnungssystem(s) sind, oder als Eingabegerät zu qualifizieren sind. Kann das Gerät offline, ohne Anbindung an eine andere zentrale, die Aufzeichnungen führende Kasse betrieben werden, handelt es sich um ein selbständiges Aufzeichnungssystem und ist selbst unmittelbar an eine TSE anzubinden. Gehen die Funktionen des Geräts hingegen nicht über die Funktionen z. B. einer Tastatur hinaus, handelt es sich um ein Eingabegerät. In diesem Fall werden die erfassten Daten unmittelbar nach Erfassung an ein mit einer TSE verbundenes Aufzeichnungssystem übergeben.

Auflade und Entladeterminals für Geldkarten fallen nicht unter den Anwendungsbereich des § 146a AO und sind nicht durch eine TSE zu schützen, da es sich bei dem Auflade- und Entladevorgang nicht um einen Zahlungsvorgang im Sinne des § 146a AO handelt.

Auch bei ausschließlich unbarer Aufwertung von aufladbaren Kundenkarten, stellen diese Einzweck- oder Mehrzweckgutscheine dar. Somit ergibt sich eine Kassenfunktion (ähnlich wie bei Bargeld), so dass eine Absicherung der Kassen mit einer TSE zwingend erfolgen muss. Für die Beurteilung der Kassenfunktion i. S. d. Nummer 1.2 des AEAO zu § 146a sind die unmittelbaren Zahlungsmöglichkeiten am Kassensystem maßgeblich.

Wenn das System keine baren Zahlungsvorgänge vor Ort ermöglicht, muss das System nicht über eine TSE verfügen.

Ein elektronisches Aufzeichnungssystem kann nur dann nicht Barzahlungen dienen, wenn die Erfassung und Abwicklung von Barzahlungsvorgängen bereits durch die installierte Software nicht möglich ist. Dieses ist in der Systemdokumentation nachzuweisen, z. B. durch Bescheinigung des Herstellers, eines Fachhändlers oder eines Software-Dienstleisters. Von einer Barzahlungsfunktion ist bereits dann auszugehen, wenn das System software-technisch grundsätzlich durch eine Aktivierung dieser Funktion durch den Steuerpflichtigen in die Lage versetzt wird, eine Erfassung und Abwicklung von Barzahlungsvorgängen vorzunehmen. Auf die tatsächliche Verwendung dieser Funktion kommt es nicht an.

Grundsätzlich muss ein elektronisches Aufzeichnungssystem in einem Webshop nicht mit einer TSE abgesichert werden, unabhängig von der jeweiligen Zahlungsform, da in einem Webshop keine Zahlung vor Ort stattfinden kann. Denn „vor Ort“ bedingt die physische Anwesenheit des Kunden bei dem Bezahlvorgang.

Soweit juristische Personen des öffentlichen Rechts (z. B. Gebietskörperschaften) im Rahmen ihrer Betriebe gewerblicher Art im Sinne des § 4 Körperschaftsteuergesetz und/oder als Unternehmer im Sinne des § 2 Umsatzsteuergesetz steuerlich aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfassen, gelten für diese u. a. die Ordnungsvorschriften des § 146a AO. Dies beinhaltet auch die Verpflichtung zur Implementierung einer TSE.

Eine Pflicht zum Einsatz einer TSE besteht nicht, soweit das System nicht zur Abwicklung steuerlich aufzeichnungspflichtiger Geschäftsvorfälle verwendet wird.

Die Finanzverwaltung stellt auf den Funktionsumfang ab. Dient das elektronische Kassenbuch nicht ausschließlich der Aufzeichnung zur Dokumentation der Erfassung der Tages-/Abschluss-Werte (Bargeldbestand, bare (Tages-)Betriebseinnahmen, bare (Tages-)Betriebsausgaben, bare (Tages-)Entnahmen und bare (Tages-)Einlagen, etc.), sondern auch der elektronischen Aufzeichnung zur Dokumentation von Warenverkäufen und erbrachten Dienstleistungen und deren Abrechnung, hat das elektronische Kassenbuch Kassenfunktion i. S. d. Nr. 1.2. des AEAO zu § 146a und fällt somit in den Anwendungsbereich des § 146a AO i. V. m. § 1 Satz 1 KassenSichV.

Bei Dienstleistungsautomaten im Sinne des § 1 Satz 2 Nummer 4 KassenSichV handelt es sich um Automaten, die gegenüber Kund*innen, ohne Zutun eines Mitarbeitenden, durch einen selbständigen technischen Vorgang eine Dienstleistung erbringen und deren Abrechnung ermöglichen (z. B. Waschsalonautomaten oder Zugangssysteme bei öffentlich zugänglichen WC-Anlagen). Automatische Zugangssysteme ohne Verbindung zu einem Abrechnungs- bzw. Bezahlsystem sind bereits nach § 1 Satz 1 KassenSichV nicht mit einer TSE zu schützen, da sie keine Kassenfunktion haben.

Bei Warenautomaten im Sinne des § 1 Satz 2 Nummer 4 KassenSichV handelt es sich um Automaten, die nach dem Bezahlvorgang, ohne Zutun einer*eines Mitarbeitenden, automatisch einen selbstständigen technischen Vorgang aus­führen und hierdurch die Ware zur Verfügung stellen (z. B. Zigaretten- oder Getränkeautomat).

Bei Bezahlautomaten handelt es sich um Automaten, die ausschließlich der baren und unbaren Bezahlung von Waren und Dienstleistungen dienen. Für den Kassiervorgang werden Mitarbeitende für die Besorgung der Zahlungsabwick­lung durch den Bezahlautomaten ersetzt. Ein Bezahlautomat kann ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion sein und ist dann mit einer TSE zu schützen. Zur Definition der Kassenfunktion wird auf Nr. 1.2 des AEAO zu § 146a verwiesen.

Die Tanksäule stellt in diesem Fall einen Warenautomaten dar, der unter § 1 Satz 2 Nummer 4 KassenSichV fällt und damit nicht mit einer TSE geschützt werden muss. Hierbei ist es unerheblich, ob dieser Bargeld annimmt.